Defiscalisering onderzoekers

• Wat is het?
• Welke onderzoekers?
• Berekening vrijstelling
• Hoe de vrijgekomen onderzoeksmiddelen besteden?
• Wat moet ik doen?
• Regelgeving en extra informatie

Wat is het?

80% van de ingehouden bedrijfsvoorheffing van de wetenschappelijk erkende onderzoekers van de hogescholen en van het integratiekader van de universiteiten wordt niet doorgestort aan de FOD Financiën. De bedragen worden teruggestort aan de betrokken hogescholen en universiteiten.

De FOD Financiën gaat in zijn omzendbrief van 30 april 2015 uitvoerig in op de voorwaarden waaraan het onderzoek moet voldoen om in aanmerking te komen voor defiscalisatie.

In deze omzendbrief is er een definitie opgenomen van wat beschouwd wordt als onderzoek en ontwikkeling binnen deze context:

De projecten of programma’s die tot doel hebben:

• Fundamenteel onderzoek: experimentele of theoretische activiteiten die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse praktische toepassing of gebruik wordt beoogd.
   
• Industrieel onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, met name voor de validering van generale technologieën, met uitzondering van prototypes.
   
• Experimentele ontwikkeling: het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere kennis en vaardigheden voor plannen, schema’s of ontwerpen van nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, procedés of diensten. Hieronder kan tevens de conceptuele formulering en het ontwerp van alternatieve producten, procedés of diensten worden verstaan en het vastleggen van informatie daarover. Deze activiteiten kunnen tevens het maken van ontwerpen, tekeningen, plannen en andere documentatie omvatten, mits zij niet voor commercieel gebruik zijn bestemd.

De personeelsleden moeten met een onderzoeksmandaat belast zijn of een onderzoekscomponent binnen hun opdracht uitoefenen. De onderzoeksopdracht moet minstens 20% van een voltijdse opdracht bedragen. Het bewijs dat het betrokken personeelslid effectief tewerkgesteld is als onderzoeker binnen één of meerdere projecten dient voorgelegd te worden aan de regeringscommissaris (beslissing van het hogeschoolbestuur tot goedkeuring van het onderzoeksproject en de taakfiche, …).

Defiscalisering kan niet langer lopen dan de einddatum van het huidige academiejaar van jouw hogeschool. Dit staat los van de totale looptijd van het project die over academiejaren heen kan gaan.

Naar boven

Welke onderzoekers?

De defiscalisering is alleen van toepassing op de personeelsleden die als onderzoeker werden goedgekeurd door de regeringscommissaris. Ze kunnen een ambt bekleden van groep 1 en groep 2 van het onderwijzend personeel: assistent, praktijkassistent, doctor-assistent, werkleider, praktijklector, hoofdpraktijklector, lector en hoofdlector.

Personeelsleden met ambten in groep 3 en administratief en technisch personeel (ATP) komen niet in aanmerking voor defiscalisering.

Naar boven

Berekening vrijstelling

De vrijstelling bedraagt 80% van de ingehouden bedrijfsvoorheffing en gebeurt op de volledige bezoldiging van de onderzoekers in het goedgekeurde ambt, zelfs als zij gedeeltelijk belast zijn met andere taken, bijvoorbeeld onderwijstaken.

Als een personeelslid zowel een statutaire als een contractuele opdracht heeft, waarbij de onderzoekscomponent zich alleen binnen de contractuele opdracht situeert, zal de volledige opdracht - meer bepaald ook het deel betaald via AHOVOKS - gedefiscaliseerd mogen worden, op voorwaarde dat het personeelslid aangesteld is in een ambt dat in aanmerking kan komen voor de vrijstelling.

Naar boven

Hoe de vrijgekomen onderzoeksmiddelen besteden?

Het bedrag dat je hogeschool terugkrijgt, kan ze gebruiken voor bijkomende investeringen en activiteiten in wetenschappelijk onderzoek:

• Nieuwe onderzoekers aanwerven
• De loopbaan van wetenschappers bekostigen
• Nieuwe onderzoeksinfrastructuur ontwikkelen

De vrijgekomen sommen mogen niet gebruikt worden om de economische kostprijs van het bestaande onderzoek te drukken. Het is aangewezen die middelen onder te brengen in een bestemd fonds onderzoek met een effectief bestedingsplan binnen een redelijke termijn.

Naar boven

Wat moet ik doen?

Lijst van onderzoekers

Stel zo snel mogelijk bij het begin van het academiejaar een lijst van de onderzoekers aan je hogeschool op. Bezorg de lijst aan de regeringscommissaris van jouw hogeschool zodat de procedure van controle onmiddellijk kan opgestart worden.

De regeringscommissaris zal de geviseerde lijst zowel naar jouw hogeschool als naar de cel personeel Hoger Onderwijs doorsturen.

Communicatie via WebEdison

Pas na ontvangst van de geverifieerde lijsten mag je EPD-zendingen met het kenmerk ‘wetenschappelijk erkend onderzoek’ versturen. Als je toch eerder zendingen verstuurt met het onderzoekskenmerk, zal je dossierbehandelaar je vragen ze opnieuw te versturen zonder het onderzoekskenmerk.

Je dossierbehandelaar van de cel Personeel Hoger Onderwijs zal je zendingen altijd controleren met de goedgekeurde lijsten.

Te hanteren werkwijze:

Voor personeelsleden met een opdracht langer dan het huidige academiejaar en met een goedgekeurde onderzoeksopdracht tot het einde van het academiejaar:

• De 1ste zending (na een goedgekeurde lijst) stuur je met het onderzoekskenmerk. In de RL 12 vul je in veld 12 ‘detail functie’ de waarde 00000887 in. De zending mag een einddatum voorbij het huidige academiejaar hebben.
• In de maand voor het einde van het academiejaar zal de cel Personeel Hoger Onderwijs je een lijst bezorgen met de personeelsleden waarvoor er een nieuwe zending moet gebeuren zonder het onderzoekskenmerk.

Voorbeeld

Personeelslid A is benoemd in de hogeschool en heeft een goedkeuring voor onderzoek tot het einde van het academiejaar. Na ontvangst van de geverifieerde lijst stuur je zijn opdracht door met onderzoekskenmerk. De einddatum mag op oneindig staan. In de maand voor het einde van het academiejaar krijg je de vraag om een nieuwe zending te doen voor personeelslid A met als startdatum het nieuwe academiejaar en zonder het onderzoekskenmerk.

Voor personeelsleden met een goedgekeurde onderzoeksopdracht die niet loopt tot het einde van het academiejaar:

• De 1ste zending (na een goedgekeurde lijst) stuur je met het onderzoekskenmerk. In de RL 12 vul je in veld 12 ‘detail functie’ de waarde 00000887 in. De zending heeft als einddatum de goedgekeurde datum van de geverifieerde lijst.
• Meer informatie over de verschillende RL’s vind je in de technische handleiding over WebEdison op Edison - Schoolautomatiseerders - Download personeel.

Naar boven

Afwezigheden van onderzoekers

Mag er een kenmerk onderzoek meegestuurd worden in de volgende situaties?

• Een benoemd personeelslid met bevallingsverlof?
  Antwoord: neen. Het personeelslid oefent op het moment van haar bevallingsverlof geen onderzoeksopdracht uit. Er kan tijdens die periode dus geen defiscalisering zijn. De opdracht moet voor de periode van het bevallingsverlof gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.
  Als dit personeelslid wordt vervangen voor haar onderzoeksopdracht, kan er een defiscalisering voor de vervanger gevraagd worden. De hogeschool vraagt hiervoor een aanpassing van de lijst aan de regeringscommissaris.
• Een personeelslid met langdurig ziekteverlof?
  Antwoord: neen. Onder langdurig ziek verstaan we een afwezigheid van meer dan 30 dagen. Als de zieke onderzoeker al voor het verstrijken van die 30 dagen wordt vervangen voor zijn onderzoeksopdracht en er een defiscalisering gevraagd wordt voor de vervanger, dan stopt de defiscalisering voor het zieke personeelslid vroeger. De opdracht moet voor de periode van het ziekteverlof gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk. De defiscalisering stopt namelijk op het ogenblik dat de defiscalisering voor de vervanger aanvangt. Een defiscalisering voor beide personen is niet mogelijk. De defiscalisering voor de vervanger moet aangevraagd worden bij de regeringscommissaris.
• Een benoemd personeelslid met tbs ziekte?
  Antwoord: neen. Een personeelslid met tbs ziekte kan zijn onderzoeksopdracht niet meer uitvoeren. Defiscalisering is dus niet mogelijk. De opdracht moet voor de periode van de tbs ziekte gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.
  Als het personeelslid wordt vervangen voor zijn of haar onderzoeksopdracht, kan er een defiscalisering voor de vervanger gevraagd worden, mits goedkeuring van de regeringscommissaris.
• Een personeelslid met VVP ziekte?
  Antwoord: ja. Het personeelslid blijft zijn opdracht deeltijds uitoefenen en het onderzoekskenmerk mag behouden blijven. Er is geen aangepaste EPD-zending nodig.
  Als de VVP ziekte volgt op een langdurig ziekteverlof (langer dan 30 dagen) werd het onderzoekskenmerk al eerder gestopt. Als het personeelslid dan zijn opdracht deeltijds hervat, is een nieuwe EPD-zending met onderzoekskenmerk wel nodig, op voorwaarde dat de deeltijdse opdracht wel degelijk onderzoek bevat. Als het personeelslid wordt vervangen voor zijn of haar onderzoeksopdracht, kan er een defiscalisering voor de vervanger gevraagd worden, mits goedkeuring van de regeringscommissaris. Een defiscalisering voor beide personen is niet mogelijk.
• Een tijdelijk personeelslid met bevallingsverlof?
  Antwoord: neen. Er wordt in dat geval geen loon uitbetaald aan het personeelslid, maar de opdracht moet aangepast worden en gezonden worden zonder onderzoekskenmerk. Anders telt deze periode onterecht mee voor de defiscalisering van de eindejaarstoelage en het vakantiegeld. De opdracht moet voor de periode van het bevallingsverlof gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.
• Een tijdelijk personeelslid met onbezoldigd ziekteverlof?
  Antwoord: neen. Er wordt in dat geval geen loon uitbetaald aan het personeelslid, maar de opdracht moet aangepast worden en gezonden worden zonder onderzoekskenmerk. Anders telt deze periode onterecht mee voor de defiscalisering van de eindejaarstoelage.
• Een personeelslid dat afwezig is door een arbeidsongeval?
  Antwoord: als het personeelslid langdurig afwezig is, niet. Onder langdurig afwezig verstaan we een afwezigheid van meer dan 30 dagen.
  Als de onderzoeker al voor het verstrijken van die 30 dagen wordt vervangen voor zijn onderzoeksopdracht en er een defiscalisering gevraagd wordt voor de vervanger, dan stopt de defiscalisering voor het afwezige personeelslid vroeger. Die stopt dan namelijk op het ogenblik dat de defiscalisering voor de vervanger aanvangt. De opdracht moet voor de periode van het arbeidsongeval gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.
  Een defiscalisering voor beide personen is niet mogelijk. De defiscalisering voor de vervanger moet aangevraagd worden bij de regeringscommissaris.
• Een onderzoeker die er naast zijn eigen opdracht een vervangingsopdracht bijkrijgt van een personeelslid dat niet aan onderzoek doet?
  Antwoord: Alleen de opdracht waarbij aan onderzoek gedaan wordt, mag het onderzoekskenmerk krijgen. Aan de vervangingsopdracht mag er dus geen onderzoekskenmerk gegeven worden.
• Een nieuw personeelslid met een vervangingsopdracht van een personeelslid dat aan onderzoek doet?
  Antwoord: Het nieuwe personeelslid mag het kenmerk van onderzoek krijgen na de goedkeuring van de regeringscommissaris. De hogeschool vraagt daarvoor een aanpassing van de lijst aan de regeringscommissaris. Nadien stuurt de hogeschool een aangepaste EPD-zending.

Naar boven

Mandaten en onderzoek

Enkel mandaten met een niet leidinggevend karakter kunnen in aanmerking komen voor defiscalisatie:

• Voltijdse leidinggevende mandaten

Leidinggevenden die in onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s tewerkgesteld zijn, kunnen in aanmerking komen  voor de gedeeltelijke vrijstelling van de doorstorting van de bedrijfsvoorheffing op voorwaarde dat hij/zij door specifieke leidinggevende, coördinerende en sturende activiteiten bijdraagt tot het onderzoek (voorbeeld: onderzoeksmanager). In voorkomend geval moet dit duidelijk worden aangetoond.
De voltijdse en deeltijdse decretale mandaten van algemeen directeur of departementshoofd (of het equivalent hiervan) komen niet in aanmerking voor defiscalisering vanwege de puur leidinggevende aard van hun mandaat.

• Deeltijdse decretale mandaten of deeltijdse leidinggevende niet decretale mandaten

Leidinggevenden die naast hun deeltijds leidinggevend mandaat ook met een pure onderzoeksopdracht belast zijn vanuit hun organieke ambt, kunnen hiervoor in aanmerking komen voor de gedeeltelijke vrijstelling van de doorstorting van de bedrijfsvoorheffing. De defiscalisering is dan wel beperkt tot het luik dat betrekking heeft op het organieke ambt, niet op het mandaatsluik voor zover dit niet rechtstreeks bijdraagt tot onderzoek en ontwikkeling (nooit voor decretale leidinggevende mandaten). Slechts een gedeelte van de opdracht mag dan het kenmerk onderzoek krijgen. Het andere gedeelte van de opdracht (= het mandaatsluik) wordt zonder kenmerk gestuurd.

• Vergoeding van mandaten: mandaatsvergoeding versus niet verworven salarisschaal

Voor een personeelslid dat belast is met een mandaat en in aanmerking komt voor defiscalisering, kan enkel de code voor defiscalisering toegekend worden voor het volledige salarisbedrag indien het personeelslid bezoldigd wordt via een niet verworven salarisschaal. Indien er bezoldigd wordt met een mandaatsvergoeding (= vast bedrag) dan kan de defiscalisering hierop niet toegepast worden. De defiscalisering kan in dit laatste geval enkel toegepast worden op het onderliggend organiek ambt.

Naar boven